Hogyan szervezzünk meg egy sikeres konferenciát?
Amikor felkérnek bennünket egy konferencia megszervezésére, bizony nem kis feladatot bíztak ránk. Ha még sosem bonyolítottunk le hasonló rendezvényt, egyáltalán nem meglepő a kezdeti bizonytalanság. Szerencsére azonban nincs minden veszve – cikkünkben összegyűjtöttük a legfontosabb lépéseket egy sikeres konferencia megszervezéséhez.
Válasszuk ki a témát
A legelső feladat kiválasztani a konferencia témáját, amivel egy keretet adhatunk az eseménynek. Érdemes ennek érdekében megválaszolni az alábbi kérdéseket: mi a konferencia végső célkitűzése? Mire fog koncentrálni a rendezvény? Milyen témákról fognak beszélni az előadók? Tipp: igyekezzünk olyan témát választani, amely egyszerre hat az érzésekre és gyorsan megjegyezhető!
Előtervezés és hatékony időbeosztás
A konferencia méretétől függően érdemes jó előre gondolkodni, nehogy kifussunk az időből. Hány embert tervezünk meghívni? Milyen hosszú lesz a konferencia? Egy nagyobb rendezvényt akár már fél évvel a kezdése előtt el kell kezdeni megszervezni, így idejében kezdjük el az előkészületeket.
Pénzügyi keretek meghatározása
A legfontosabb keret természetesen a rendelkezésre álló pénzügyi háttér. Minden valószínűség szerint a megbízónk kíváncsi lesz arra, hogy mennyit költünk a konferenciára, ezért ügyeljünk arra, hogy a kiadásokat mindig átláthatóan vezetjük. Úgy számoljunk, hogy az alábbiak között osszuk majd fel a rendelkezésre álló tőkénket: helyszín, szállás, közlekedés, előadói díjak, étel/ital és vendéglátás, programok-csapatépítés, marketing.
Az előadók
A konferencia középpontja mindenképp az előadások lesznek. Ezért igyekezzünk olyan embereket keresni, akik előadása egyrészt beleillik majd a konferencia témájába, szakértői az adott területnek. Készítsünk listát, majd vegyük fel az illetőkkel a kapcsolatot.
A helyszín
Bármilyen evidensnek is tűnik, a megfelelő rendezvényhelyszín megtalálásához több szempontot is figyelembe kell venni. Ha például kisebb eseményt szervezünk, egy konferencia terem tökéletesen megfelel. Azonban ilyenkor se feledkezzünk meg a parkolásról, a megközelíthetőségről, a felszereltségről stb. Egy nagyobb szabású – akár több napos – konferencia esetében már gondoskodni kell a vendégek elszállásolásáról, étkezési és mosdási lehetőségekről és így tovább. Ebben az esetben érdemesebb egy hotelt vagy központot lefoglalni, hogy mindennek és mindenkinek legyen kényelmes helye.
